ഒരു സ്ഥാപനത്തിന്റെയോ ബിസിനസിന്റെയോ വിജയത്തിന് ഏറ്റവും ആവശ്യമുള്ള ഒന്നാണ് മികച്ച ആശയവിനിമയം. പ്രത്യേകിച്ച് ഇന്നത്തെ കാലത്ത് ഓഫീസുകൾ മാറിയും, ആളുകൾ പല സ്ഥലങ്ങളിൽ ഇരുന്ന് ജോലി ചെയ്യുമ്പോഴും ആശയവിനിമയം കൂടുതൽ ശ്രദ്ധയോടെ ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. ഒരു നല്ല ലീഡർക്കോ മികച്ച ജീവനക്കാരനോ ഉണ്ടായിരിക്കേണ്ട ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട ഗുണങ്ങളിലൊന്നാണ് ഫലപ്രദമായ ആശയവിനിമയം. അതിനുള്ള എട്ട് ലളിതവും പ്രായോഗികവുമായ വഴികളാണ് താഴെ നൽകിയിരിക്കുന്നത്.
1. വ്യക്തതയും ചുരുക്കവും
സംസാരിക്കുമ്പോഴോ എഴുതുമ്പോഴോ ആവശ്യമുള്ള കാര്യങ്ങൾ മാത്രം വ്യക്തമായി പറയുക. അധികം നീട്ടിപ്പരത്തി സംസാരിക്കുന്നത് ആളുകളുടെ ശ്രദ്ധ തിരിക്കും. പറയാനുള്ള കാര്യം ലളിതമായി പറയുക. ആവശ്യമില്ലാത്ത വാക്കുകളും അലങ്കാരങ്ങളും ഒഴിവാക്കുക.
2. മുൻകൂട്ടി തയ്യാറെടുക്കുക
എന്താണ് പറയാൻ പോകുന്നത് എന്ന് മുൻകൂട്ടി പ്ലാൻ ചെയ്യുക. ഒരു മീറ്റിംഗിനോ പ്രധാന ചർച്ചക്കോ പോകുന്നതിന് മുൻപ് ആവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ തയ്യാറാക്കി വെക്കുക. വരാൻ സാധ്യതയുള്ള ചോദ്യങ്ങൾക്കുള്ള മറുപടിയും ചിന്തിച്ചു വെക്കുക. ഇത് നിങ്ങളുടെ ആത്മവിശ്വാസം കൂട്ടും.
3. ശരീരഭാഷ ശ്രദ്ധിക്കുക
നമ്മുടെ വാക്കുകളേക്കാൾ ആളുകൾ ശ്രദ്ധിക്കുന്നത് നമ്മുടെ ശരീരഭാഷയും മുഖഭാവങ്ങളുമാണ്. സംസാരിക്കുമ്പോൾ കൈകൾ കെട്ടിനിൽക്കുന്നതോ കണ്ണിൽ നോക്കാതിരിക്കുന്നതോ തെറ്റായ സന്ദേശം നൽകാം. അതിനാൽ നിങ്ങളുടെ ശരീരഭാഷ എപ്പോഴും പോസിറ്റീവ് ആയിരിക്കാൻ ശ്രദ്ധിക്കുക.
4. സംസാരിക്കുന്ന രീതിയും ശബ്ദവും ശ്രദ്ധിക്കുക
എന്ത് പറയുന്നു എന്നതിനേക്കാൾ എങ്ങനെ പറയുന്നു എന്നത് പ്രധാനമാണ്. ദേഷ്യത്തോടെയോ പരിഹാസത്തോടെയോ സംസാരിക്കുന്നത് ബന്ധങ്ങൾ വഷളാക്കും. മെസ്സേജുകൾ അയക്കുമ്പോൾ ദേഷ്യത്തോടെ പെട്ടെന്ന് മറുപടി കൊടുക്കാതെ, അല്പം സമയം കഴിഞ്ഞ് ശാന്തമായി മറുപടി നൽകുക.
5. ശ്രദ്ധയോടെ കേൾക്കാൻ ശീലിക്കുക
നല്ലൊരു ആശയവിനിമയത്തിന് നന്നായി സംസാരിക്കുന്നത് പോലെ തന്നെ പ്രധാനമാണ് മറ്റുള്ളവർ പറയുന്നത് കേൾക്കുന്നത്. അവർ സംസാരിക്കുമ്പോൾ ഇടയ്ക്ക് കയറി സംസാരിക്കാതെ മുഴുവൻ കേൾക്കുക. അതിനുശേഷം സംശയങ്ങൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ ചോദിച്ചു മനസ്സിലാക്കുക.
6. ഇമോഷണൽ ഇന്റലിജൻസ് വളർത്തുക
നമ്മുടെ സ്വന്തം വികാരങ്ങളെ മനസ്സിലാക്കാനും നിയന്ത്രിക്കാനും സാധിച്ചാൽ മാത്രമേ മറ്റുള്ളവരോട് നന്നായി സംസാരിക്കാൻ കഴിയൂ. മറ്റുള്ളവരുടെ വിഷമങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കി (Empathy) സംസാരിക്കുന്നത് ജോലിസ്ഥലത്തെ പ്രശ്നങ്ങൾ എളുപ്പത്തിൽ തീർക്കാൻ സഹായിക്കും.
7. ആശയവിനിമയത്തിന് വ്യക്തമായ പ്ലാൻ ഉണ്ടാക്കുക
ഏത് കാര്യത്തിന് മെയിൽ അയക്കണം, എപ്പോഴാണ് മീറ്റിംഗ് വെക്കേണ്ടത്, ഏത് ആപ്പാണ് ഉപയോഗിക്കേണ്ടത് എന്നതിനെക്കുറിച്ച് സ്ഥാപനത്തിൽ വ്യക്തമായ ഒരു പ്ലാൻ ഉണ്ടായിരിക്കണം. ഇത് അനാവശ്യമായ ആശയക്കുഴപ്പങ്ങൾ ഒഴിവാക്കുകയും ജോലി എളുപ്പമാക്കുകയും ചെയ്യും.
8. നല്ലൊരു തൊഴിൽ അന്തരീക്ഷം ഉണ്ടാക്കുക
പരസ്പരം വിശ്വാസവും ബഹുമാനവുമുള്ള ഒരു അന്തരീക്ഷത്തിൽ ആശയവിനിമയം എളുപ്പമായിരിക്കും. ജീവനക്കാർക്ക് അവരുടെ അഭിപ്രായങ്ങൾ ഭയമില്ലാതെ തുറന്നു പറയാനുള്ള സ്വാതന്ത്ര്യം ടീമിൽ ഉറപ്പാക്കണം. പരസ്പര വിശ്വാസമാണ് ഏറ്റവും പ്രധാനം.
വിവർത്തനം: ഡിൻസി തോമസ്
